随着国内的疫情逐步得到有效控制,终于有时间回顾期间的所见所闻,结合⾃⼰从事⼯作的视⾓和思维,谈点感受。
表格“抗疫”
疫情期间,“表格抗疫”⼀度成为被基层诟病的“热词”:特别在疫情防控⼯作最吃劲的关键阶段,上述现象尤为突出:很多基层⼲部⾯临层层报表的窘境。不仅如此,表格内容⼏近相同,统计⼝径却不⼀样,有些还不分时间节点,⽽且要在⼀天内分送不同部门,宝贵的“抗疫”时间全耽误在填表报数上。
医疗卫⽣机构也深受表格“抗疫”之苦。对此,我深有感受,不再赘述。其实,在平时的⼯作中,通过“表格+微信群”或
者“表格+邮箱”来收集和传递信息的“陋习”就很常见。对此,我早就见怪不怪了。只不过,这种“陋习”在平时朝九晚五的⼯作看上去⽆伤⼤雅,但在紧张的抗疫⼯作中却显得⾮常不合时宜。加之疫情越是紧迫,笨拙低效的“表格抗疫”越显得添乱,这才引起了众怒,被曝了出来。
“陋习”的背后,有⼏点值得思考
1.除了表格,难道就真的没有再靠谱⼀点的信息采集和传递⽅式了么?
⽆论是表单还是表格,我们最终的⽬的就是为了提⾼⼯作效率,优化⼯作流程。⽽表格和表单均有各⾃的优势和局限:
表格是源⾃单机时期,线下办公的“元⽼”,以Excel为代表,重点是⽤于对内的数据整理;
表单则是互联⽹时代,线上办公的“新贵”,是⼀套协作采集、传递、提交数据的中间媒介,我常⽤的有⾦数据、腾讯⽂档等。
在理想状态下,表格和表单互联互通,优势互补,⽤好了能显著提升⼯作效率。我管理的业余⾜球队,每个赛季都会通过在线表单,收集和更新近百名球员的基础信息,并根据要求将基础信息组合导出为相应的Excel表格,分别交给球⾐⽣产商、球赛报名⽅等,省时省⼒。这个主意是我出的,也体现了我对于在线表单这种轻量级、⾼效协同⼯具的偏爱。
2.既然表单如此美好,那为什么疫情期间,表单还是⽤不起来?
表单在⼀个业余⾜球队的成功应⽤和经验,并不⾜以完全复制到⼀套复杂的社会运转体系中。
(1)表格的记忆根深蒂固。以Excel为代表的电⼦表格,⾃从电脑办公开始之⽇起,就静静的躺在每台电脑⾥,陪伴着你我他在内的每个职场⼈⼠⼀起长⼤。期间,尽管Excel的版本不断迭代更新,表格的传递⽅式从光盘、U盘到邮件、QQ、微信,变了⼜变,但所有⼈默认的存储、收集和统计数据的⾸选(甚⾄可以说是唯⼀选择),就是表格。⽤户的使⽤习惯和思维模式,都被固化在这个应⽤图标⾥。
(2)表单的“基建”尚未完成。相⽐之下,表单是近年来才兴起的互联⽹协作⼯具,知道的⼈不多,会⽤的⼈更少。表单作为⼀套典型的SaaS应⽤,是有应⽤门槛的,不仅需要联⽹和部署(特指私有云或者局域⽹等),其制作也需要⼀定的学习成本,可能还需要对接企业OA、ERP等系统。
思维模式的固化和学习应⽤的门槛,让很多⼈根本没机会去尝试表单的⾼效,⽽⾯对传统表格的繁琐和劣势,不少⽤户觉得这些都是可以忍受的,毕竟门槛低嘛。时间能解决的问题,都不是问题,总⽐创新和费脑⼦好。
3.改变进⾏时
回到疫情,让⼈欣慰的是,在“表格抗疫”话题产⽣⼏天后,情况开始有了积极的变化:WPS、⾦数据、腾讯⽂档等⼚家纷纷推出了⾃⼰的疫情统计表单,点击和下载量还不错。我周围也有越来越多的部门和个⼈开始使⽤在线表单收集数据。当然这还不够,⽤户习惯不能靠特殊时期的刺激来推⼴。疫情过后,还是需要常态化的⽅式去引导⽤户慢慢改进思维模式,夯实群众基础。举个例⼦,早在去年年底,微信就更新上线了群“接龙功能”:只要在任意微信群输⼊带数字标记的内容,⽽且每⼀条内容都回车换⾏,数字标记和内容间⽤标点符号隔开,就会触发这个功能。
由于接龙功能只能被触发,还没有传统的图标打开,⽽且触发的条件相当隐秘,所以如果不说,很难被发现。因此,很多⼈和我⼀样,是在疫情期间,第⼀次触发体验这个功能:当时我在某微信群⾥排队报名预约⼝罩,场⾯⼀度混乱。于是有⼈提到,不妨试试微信“群接龙”功能。随后,⼤家踊跃响应,⼀边摸索如何使⽤这个功能,⼀边加⼊其中,正所
谓“在游泳中学会游泳”。
微信增加“群接龙”这个功能,估计⼤概率不是来⾃于⾃⾝的摸索和思考,⽽是对⽤户反馈和⾏为的分析观察。这个案例和其中的产品理念,完全可以借鉴⽤于表单在医院的办公OA系统的应⽤中。办公系统作为医院上线⽐较早的信息化系统,个⼈感觉⽤的不理想:⼀⽅⾯坐拥医院最⼤的⽤户基础(⼏乎⼈⼿⼀个账号);⼀⾯只有邮箱、通知、审批等功能的使⽤频率最⾼,这其中就有我之前提过的,“邮箱+通知”、“邮箱+表格”的“陋习”组合。
其实,很多办公系统⾥是有表单设计功能的。但⽤不起来的问题有两个:⼀是把表单设计功能做的太难⽤,以⾄于只有信息科在⽤、会⽤,其他科室和部门懒得学,只提需求;⼆是表单隐藏太深,只向管理⾓⾊开放权限。
我想,经此⼀疫,暂不考虑内外⽹联通的⼤事,⾄少应该让表单从后台⾛向前台,从信息科管理员⾛向每个医院普通⽤户,⽆论⽤户在机关还是科室,只要有采集数据的需求,就应该创造表单的使⽤条件和环境,引导⽤户⽤更⾼效的⽅式进⾏信息交换和分发。